12 Mejores softwares para reuniones

» ¿Qué es el software para reuniones?

Es un software que lo ayuda a automatizar su reunión interna de la junta y otros elementos necesarios para organizar una gran reunión virtual con los miembros de su junta de manera frecuente. Con el software a su lado, solo toma unos minutos preparar un entorno propicio para organizar una reunión sin errores con la capacidad de agregar tantos delegados como desee. Puede involucrar a su audiencia con su contenido a través de pizarras virtuales, Facebook y YouTube Live, encuestas y sondeos, etc. No solo para cosas previas a la reunión, el software también es útil para analizar y compartir las actas de la reunión y la conversación grabada con su equipo sin ninguna dificultad. Con opciones para compartir fácilmente su contenido en las redes sociales,

» ¿Cómo funciona el software para reuniones?

El software de reuniones en línea utiliza la ayuda de varias herramientas para ayudarlo a que sus reuniones virtuales sean un éxito en todo momento. Por ejemplo, para la preparación, te ofrece formatos de invitación prediseñados y personalizables que te ahorran tiempo. Además, facilita la página de asistencia virtual, lo que facilita el mantenimiento de una nota de los asistentes. Crea una página de perfil individual de sus asistentes y su propaganda declarada sobre la reunión para que pueda conocer sus intereses, agenda y expectativas de antemano para darle a la reunión una dirección definida. La opción de pantalla compartida y pizarras virtuales le facilita expresar su punto a través de dibujos, diagramas de flujo y documentos compartidos que le resultarían difíciles de hacer de otra manera.

» ¿Vale la pena invertir en Meeting Software?

Las reuniones virtuales y las conferencias web son parte integrante de las transacciones comerciales diarias, y no hay dudas al respecto. Son una excelente manera de ahorrar tiempo y dinero al no tener que viajar a lugares demasiado lejanos para tomar una decisión comercial importante. Si su empresa tiene varias sucursales y requiere una coordinación frecuente entre los empleados antes de cada decisión importante, el software sería su apuesta ideal. El software le permite hacer todo el proceso sin complicaciones no solo para usted sino también para sus participantes. Se sienten especiales cuando su bandeja de entrada lee un mensaje de recordatorio para asistir a su reunión. Incluso las actas de la reunión compartidas después de la conferencia facilitarán su trabajo para informar a sus autoridades superiores. De esta manera, el software de reuniones en línea creará una buena impresión de su marca en sus empleados.

» ¿Cuáles son las características del software para reuniones?

Aunque el propósito del software es organizar reuniones internas de la junta sin problemas, puede hacer mucho más que eso. Echemos un vistazo a algunas de las funciones clave estándar que encontrará en casi cualquier tipo de software para reuniones.

› REGISTRO DE REUNIÓN:

Habilita la capacidad de registrarse en las reuniones, enviando así una alarma a todos cuando una sesión está lista para comenzar. Por lo tanto, debe depender de cualquiera de sus empleados para hacer lo necesario, ya que el software puede automatizar todo el proceso con facilidad.

> PLANIFICACIÓN:

La línea de tiempo de cada reunión se puede rastrear y reprogramar para realizar un seguimiento de la cantidad de reuniones celebradas en los días y horarios. Podrá ver las sesiones que consumen gran parte de su tiempo y podrá observar sus fallas en los videos guardados para improvisar aún más sus próximas reuniones.

› TEMAS PREDISEÑADOS:

Por lo general, envía invitaciones a sus empleados por correo electrónico con anticipación o los insta a registrarse automáticamente en la página de registro de su sitio web. Eso lleva tiempo para que su equipo de diseño presente lo mejor cada vez que decide poner un nuevo tema. Sin embargo, con el software a su lado, puede seleccionar entre una serie de temas de registro prediseñados y plantillas de correo electrónico que lo configuran para ingresar en cualquier momento que desee.

› ACTUALIZAR, CANCELAR O MOVER REUNIONES:

Uno necesita un software de gestión de reuniones que permita actualizar, cancelar o mover reuniones sobre la marcha. También puede realizar cambios en todo el calendario compartido, y así en el resto de la empresa. De esta manera, todos pueden recibir actualizaciones sobre las reuniones y no tendrían que verificar el horario manualmente.

› ALERTAS PARTICIPANTES:

Con el software a su lado, no necesita hacer un seguimiento constante con los participantes antes de la reunión. El software enviará recordatorios por correo electrónico a todos los participantes de la reunión. Esto los mantendría actualizados con la hora y el día de la reunión.

› COMPARTIENDO DETALLES:

Puede haber algunos participantes de última hora que se sientan desconectados por no saber las actas de la reunión con anticipación. Sin embargo, con el software, puede compartir eso con cada participante casi instantáneamente, reduciendo así el alcance de cualquier falta de comunicación.

› PIZARRA VIRTUAL:

No hace falta decir que, en una reunión, llega el momento en que necesita dibujar un diagrama de flujo o escribir algo en su pizarra para dejar claro su punto. Sin embargo, una pizarra física puede no llegar a ser clara a los ojos de los participantes desde una pequeña pantalla sino con el software que deja de existir. Ofrece una pizarra virtual para usar tu imaginación. A medida que dibuja o escribe algo, los participantes lo ven claramente en la pantalla e incluso pueden hacer zoom para obtener una mejor vista.

» ¿Cuáles son los beneficios del software para reuniones?

Además de las características clave mencionadas, es crucial echar un vistazo a los beneficios del software para reuniones.

› PREPARATIVOS DE REUNIONES SIN ESFUERZO:

El software le permite realizar una planificación sin problemas de sus próximas reuniones y crear un canal de comunicación efectivo con los asistentes para la preparación de las reuniones. Esto incluye la gestión de documentos, la distribución de agendas, la visualización sin conexión, la programación y la actualización de información de una reunión mediante el software de reunión virtual.

› TRANSPARENCIA:

El software de gestión de reuniones debe tener el elemento crucial de ser transparente. Es la capacidad de ver y acceder a la minuta de cada reunión que se llevaría a cabo. Esta característica ayuda a que todos estén en la misma página al mismo tiempo, reduce el tiempo invertido en hacer preguntas sobre el tema, la duración y la ubicación de una reunión y mejora la eficiencia de las reuniones.

› ENVÍO DE INVITACIONES ILIMITADAS:

Invitaciones ilimitadas a reuniones para los asistentes utilizando la libreta de direcciones. Todo el proceso de iniciación le llevará solo unos minutos, y le resultará más sencillo que el método tradicional de encuentro a través de voluminosos cables y accesorios.

› MÚLTIPLES HORARIOS DE REUNIONES:

Es un software de reuniones que permite organizar y reorganizar múltiples horarios de reuniones sin confusión pero asegurando la autenticidad. Dicho esto, puede tener más de una reunión organizada por este software en un solo marco de tiempo, dando credibilidad a su función multiusuario.

› UNA INTERFAZ FÁCIL:

Tiene una interfaz flexible de usar que facilita la edición de los horarios de las reuniones. Obtendrá todos los detalles, como la información de los participantes y programará la hora de la reunión en una pantalla. Más tarde, también puede encontrar sus grabaciones y actas de la reunión descargadas desde el tablero con unos pocos clics.

» Antes de seleccionar cualquier software para reuniones

El software para reuniones viene en muchas formas para atender a diferentes grupos de negocios. Por ejemplo, algunos programas tienen funciones solo para programar y administrar los resultados de la reunión, no contienen ninguna función de llamada de audio o video para facilitar las reuniones virtuales. Cuestan menos en comparación con sus versiones superiores y son perfectos para aquellos que buscan administrar reuniones internas dentro de una sola oficina. Además, el costo varía según el nivel de espacio digital que necesite usar para compartir archivos adjuntos. Por lo tanto, la tarea principal antes de seleccionar cualquier software para reuniones es revisar la cantidad posible de funciones que puede obtener al navegar por los sitios web de tantos vendedores como pueda y luego hacer una lista de los que necesita al menos. Le ayudará a solicitar el tipo correcto de personalización que necesita para su software.

» ¿Cómo seleccionar el mejor software para reuniones?

No es tan fácil seleccionar el mejor software para reuniones con un poco de observación. No se trata solo de anotar sus requisitos y su presupuesto, se trata de sopesar los pros y los contras para seleccionar el que mejor aborde sus contratiempos actuales para organizar una reunión interna exitosa en todo momento. En este sentido, hay ciertas cosas a considerar al seleccionar un software de reuniones ideal para su negocio.

› CONFERENCIAS MÚLTIPLES:

Esta es una de las características esenciales que debe buscar al comprar cualquier software de reunión remota: verifique su capacidad para organizar varias reuniones en un solo marco de tiempo. Además, debería poder organizarlos sin tomar mucho de su tiempo. Un arreglo sin complicaciones es un punto clave aquí.

› REPUTACIÓN DEL PROVEEDOR:

La tarea es algo similar a cuando estamos a punto de comprar un cine en casa para nuestro hogar. Es importante elegir la empresa con sensatez. No todas las empresas proporcionarían el software de calidad adecuado.

> ADMINISTRACIÓN DE REDES:

Las herramientas de gestión de reuniones que elija deben ser expertas en la gestión de redes como cualquier otro servicio. Debería poder enviar actualizaciones de software, realizar diagnósticos y mantener las libretas de direcciones centrales actualizadas de vez en cuando.

› STREAMING Y GRABACIÓN:

La razón principal por la que invertimos gran parte de nuestro precioso tiempo para elegir el mejor software de reuniones en la nube es transmitir video de la más alta calidad junto con una calidad de audio inigualable para una mejor experiencia. Nunca se conforme con ningún software de reuniones que no pueda transmitir video en formato 4K HD o que no pueda grabar audio de calidad para escuchar incluso voces lentas con claridad.

› CORTAFUEGOS:

Las videoconferencias requieren la configuración de cortafuegos para realizar llamadas más allá de la red de la organización. Los detalles exactos de cómo configurar un firewall dependen en gran medida de una variedad de factores, incluido el sistema. A menos que el software prometa proporcionar un fuerte soporte de firewall para mantener su sistema a salvo de violaciones de seguridad, no dude en intentarlo.

» Precios del software para reuniones

Aparte de cada función y características únicas de Meeting Software, lo primero que debe determinarse es si se ajusta o no a su presupuesto. La tarea principal que se debe hacer es establecer el presupuesto y luego tomar una decisión en consecuencia, verificando todas las herramientas de reunión que satisfacen las necesidades del comprador. Ahora que viene a la parte de precios, solo recuerde, el precio se dispara con un número creciente de participantes y características adicionales, por supuesto.

En promedio, el precio comienza desde tan solo $19/mes elegible para 10 participantes y puede subir hasta $49/mes para 250 participantes. Para que esté suscrito por un período más largo, los proveedores también pueden ofrecer descuentos en la suscripción anual que pueden llegar hasta el 20% del presupuesto habitual. Independientemente del precio, obtiene reuniones ilimitadas, videollamadas HD, optimización móvil, audio web, línea de conferencia telefónica como algunas de las características comunes para su uso. Por otro lado, con una tarifa más alta, puede desbloquear otras herramientas de reunión, como grabación ilimitada, uso compartido de teclado y mouse, directorio activo, herramientas de dibujo, etc.