¿Se pregunta qué es un software de nómina y por qué necesita usar uno? Has aterrizado en el lugar correcto. En esta investigación, descubriremos cada pieza de información crucial sobre el software de nómina, desde su definición y tipos hasta sus ventajas, características, cómo funciona el sistema y mucho más, en detalle.
La gestión de nóminas es algo que a menudo les da dolores de cabeza a las empresas; especialmente cuando tienen que hacerlo manualmente. Después de todo, hay mucho que verificar, calcular, procesar y archivar; con cero espacio para cualquier error. Eso explica por qué la mayoría de las organizaciones, grandes o pequeñas, han recurrido al software de nómina para facilitar un poco las cosas.
Tabla de contenidos
» ¿Qué es el software de nómina?
En palabras simples, el software de nómina es una aplicación que organiza, administra y automatiza los pagos de los empleados. Agiliza todas las actividades de nómina y mantiene registros precisos de las mismas. Eso le permite acceder a una determinada información, siempre que la necesite, de inmediato.
El software de nómina puede realizar un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados para calcular su pago por el período establecido en función de la tasa de pago. Además, también puede imprimir y entregar cheques e iniciar depósitos directos.
¿Qué pasa con los impuestos; podrías preguntar. Bueno, el sistema de software también puede manejar impuestos y otras deducciones, según la asistencia de los empleados, las horas de trabajo y los salarios.
La mayoría de los sistemas de software de nómina, ya sea para empresas grandes o pequeñas, también lo ayudan a mantenerse actualizado con las leyes fiscales más recientes.
Si bien el software de nómina suele ser parte de los sistemas integrales de software de recursos humanos, encontrará muchos productos independientes disponibles en el mercado.
» Lista de los 10 mejores software de nómina
1. Ondulación
Rippling es un software de nómina en línea de servicio completo que es eficiente, confiable y fácil de usar. El software proporciona un procesamiento de nómina instantáneo, tan rápido como 90 segundos. Puede usar Rippling para sincronizar sus datos de recursos humanos con su sistema de nómina, lo que le evita tener que calcular manualmente las deducciones o ingresar las horas de trabajo. Simplemente haga clic en el comando «Ejecutar» y el software ejecutará la nómina por usted.
Este software de nómina también le brinda capacidades automáticas de cumplimiento y declaración de impuestos. Eso asegura que siempre siga todas las regulaciones necesarias sin perder una fecha límite. ¿Y lo que es más? Puede pagar a personas de todo el mundo con la solución inteligente de Rippling.
> CARACTERÍSTICAS
-
- Es un software de nómina en línea para empresas.
- Proporciona procesamiento de nómina que se ejecuta en un instante sin comprometer la precisión.
- Realiza un seguimiento de las horas de trabajo y PTO de sus empleados.
- Permite que una organización gestione sin problemas sus pagos globales a empleados y trabajadores por contrato.
- Cumple con los impuestos y se adhiere a todas las regulaciones estándar locales relacionadas con la nómina.
- Incluye poderosas herramientas de informes.
> BENEFICIOS
-
- Le ahorra valioso tiempo, recursos y esfuerzo.
- Lo libera de la entrada manual de datos con la automatización.
- Le proporciona una imagen correcta de dónde se encuentra su negocio en términos de nómina.
- Ofrece integraciones perfectas con más de 400 herramientas, incluidas QuickBooks, Xero y TSheets.
- Mejora sus decisiones con análisis precisos e información procesable.
› PRECIOS
-
- Rippling está disponible con un precio inicial de $8 por usuario por mes. También puede solicitar un presupuesto personalizado en función de sus necesidades.
2. Software de nómina de ADP
Con su interfaz fácil de usar, el software de nómina de ADP está desarrollado para cumplir con los requisitos de organizaciones de todos los tamaños. Hay algo para todos, ya sea una pequeña empresa, una empresa en crecimiento o una corporación grande y compleja.
El sistema de nómina de ADP encapsula todos los recursos necesarios para que pagar a tu equipo o manejar los impuestos no se convierta en una pesadilla. Todo gracias a su proceso de nómina automatizado y preciso. Además de eso, obtiene acceso ininterrumpido desde su dispositivo preferido, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
> CARACTERÍSTICAS
-
- Automatiza operaciones que requieren mucha mano de obra, como deducciones, cálculos y emisión de cheques en papel.
- Puede integrarse con el software de recursos humanos, así como con los sistemas de tiempo y asistencia. De esta forma, es posible administrar la nómina, los beneficios, las contribuciones al 401(k) y la asistencia de los empleados desde un solo lugar.
- Proporciona cumplimiento con las leyes gubernamentales estatales, locales y federales más recientes.
- Cuenta con un equipo de expertos para ofrecer soporte activo.
> BENEFICIOS
-
- La automatización de tareas de nómina, junto con la integración con otros sistemas, le ahorra mucho tiempo y mejora la eficiencia en todos los niveles.
- El acceso a los datos las 24 horas del día, los 7 días de la semana desde cualquier dispositivo aumenta la comodidad, especialmente si tiene un equipo diverso en diferentes zonas horarias.
- La función de informes automatizados ofrece claridad sobre los patrones y tendencias.
- El cumplimiento fiscal garantiza que no se pierda ninguna regulación actualizada y el acceso a los formularios requeridos.
› PRECIOS
-
- El costo del software de nómina de ADP depende del tipo de empresa y del número de empleados. Debe completar un formulario en su sitio web para obtener una cotización personalizada o ponerse en contacto con ellos de guardia.
3. Nómina Patriota
Patriot ofrece un mecanismo de nómina en línea en forma de su solución de nómina básica. Dado que la solución está disponible en línea, no tiene que pasar por el proceso de descarga e instalación.
La nómina básica de Patriot es fácil para su presupuesto y fácil de usar. Agiliza los procesos de nómina de pequeñas y medianas empresas con un tamaño de equipo de hasta 100 empleados. Con esta solución en línea, administrará las ejecuciones de nómina recurrentes y los impuestos sobre la nómina usted mismo de una manera más productiva.
La otra oferta de Patriot es la nómina de servicio completo. En esta solución, su equipo administrará sus impuestos sobre la nómina una vez que haya terminado de ejecutar su proceso de nómina.
> CARACTERÍSTICAS
-
- Su nómina es personalizable y flexible. Por ejemplo, puede personalizar las deducciones, las contribuciones al 401(k) y el seguro de salud.
- Le permite definir reglas para la acumulación de tiempo libre según la política de su empresa.
- Consiste en establecer una tasa de pago múltiple. Puede agregar un máximo de 5 tarifas de pago para cada uno de sus empleados por hora.
- Proporciona una variedad de informes de nómina detallados, incluidos informes de obligaciones tributarias, registro de nómina e historial de contribuciones.
> BENEFICIOS
-
- La personalización hace que la solución se adapte a las necesidades únicas de nómina de su organización.
- A medida que el procesamiento de nómina tradicional se automatiza, usted obtiene tiempo suficiente para dedicarse a otros asuntos comerciales importantes.
- Como la solución está en línea, puede acceder a la información en cualquier momento y en cualquier lugar simplemente a través de su navegador web.
› PRECIOS
-
- La nómina básica de Patriot está disponible a un costo base de $10 por mes + $4 por empleado. Por otro lado, el precio de su plan Full-Service comienza en $30 al mes + $4 por empleado. También puede probar la solución de forma gratuita durante 30 días.
4. Beneficios
Totalmente integrado y fácil de usar son algo que hace que la nómina de Zenefits sea una opción popular. Ya sea que administre una entidad pequeña o una corporación multinacional, este software de sistema de nómina es capaz de satisfacer sus distintas necesidades de nómina. Lo mejor es que cada plan de Zenefits viene con todas sus funciones avanzadas para aliviarle un poco la carga.
El sistema ofrece una integración perfecta con sus sistemas existentes, ya sea de recursos humanos o de contabilidad. Si eso no fuera todo, el software asegura el cumplimiento de todas las regulaciones necesarias para un negocio. Además, su ventana de administración es lo suficientemente simple para cualquier persona, ya sea que esté administrando y ejecutando la nómina o consumiendo información.
> CARACTERÍSTICAS
-
- Puede integrarse fácilmente con su ecosistema de recursos humanos actual; sincronización de datos, incluidas nuevas contrataciones, horas trabajadas, tiempo libre, cambios de salario y deducciones de beneficios.
- Ofrece recordatorios automáticos, cumplimiento y depósitos directos.
- Proporciona talones de pago dinámicos y acceso móvil.
- Incluye informes integrados, desde el libro mayor hasta el cronograma de nómina.
- Se encarga de sus impuestos y presentación.
> BENEFICIOS
-
- La integración con su sistema de recursos humanos le ahorra un tiempo considerable para que pueda concentrarse en otros asuntos importantes.
- La accesibilidad móvil, junto con los talones de pago detallados, permite a los empleados obtener cualquier información que necesiten sobre su salario y deducciones sin importar dónde se encuentren.
- Los informes hacen que sus pagos sean más comprensibles.
- El cumplimiento automático y la declaración de impuestos garantizan que no se pierda los plazos.
› PRECIOS
-
- Zenefits ofrece tres planes básicos para su sistema de nómina: Essentials, Growth y Zen. Mientras que Essentials está disponible a $8 al mes, por empleado; el Growth cuesta $14 al mes, por empleado. El último tiene un precio de $ 21 por mes, por empleado. También ofrece varios complementos para agregar a sus planes básicos.
5. Libros rápidos
El sistema de nómina en línea de Quickbooks tiene como objetivo aliviar las preocupaciones sobre la nómina de las empresas de todos los tamaños, en todos los nichos, desde firmas de contabilidad hasta organizaciones sin fines de lucro y restaurantes. Con sus características impecables, el sistema le proporciona una nómina precisa, ya sea que tenga 2 empleados o un equipo de muchos. Configúrelo para una ejecución automática, y puede estar seguro de que su personal recibirá sus cuotas exactamente según el cronograma.
El proveedor de nómina en línea, Quickbooks, también ofrece cumplimiento fiscal. La solución puede calcular, deducir y presentar los impuestos a tiempo para que su negocio se mantenga alejado de cualquier problema fiscal.
> CARACTERÍSTICAS
-
- Ofrece nómina, impuestos y formularios automatizados. De hecho, también brinda protección contra sanciones fiscales en caso de que cometa un error y obtenga una sanción.
- Proporciona depósitos directos de salarios en las cuentas bancarias de sus empleados.
- Su seguimiento de tiempo lo equipa con aprobaciones de hojas de tiempo y creación de facturas sobre la marcha.
- Consiste en informes personalizables para darle una idea de su nómina, asistencia, resumen de impuestos y mucho más.
- Ofrece soporte experto a través de chats y llamadas si alguna vez te sientes atrapado en el proceso.
> BENEFICIOS
-
- La automatización de las actividades de nómina le deja mucho tiempo para invertir en otros asuntos comerciales vitales.
- Los pagos oportunos actúan como una motivación para los empleados.
- Los informes detallados le permiten tomar decisiones informadas sobre operaciones comerciales clave.
- El acceso a la ayuda de expertos, justo cuando la necesita, asegura que todo funcione sin problemas todo el tiempo.
› PRECIOS
-
- Quickbooks Payroll está disponible en tres planes: Core, Premium y Elite; todos con precios distintos. Los paquetes son por mes, por empleado.
6. Quiero Nómina
Gusto Payroll goza de un amplio reconocimiento como un sistema de nómina fácil de usar. Tiene un diseño limpio que hace que las cosas funcionen más rápido, incluso si está trabajando en él por primera vez. Además, el sistema se puede configurar en un piloto automático para dejar que las cosas se asienten por sí solas.
Con la nómina de Gusto, puede rastrear y sincronizar fácilmente las horas de trabajo de su equipo, ya sean personas asalariadas o profesionales que trabajan por horas. Puede personalizar el cronograma de pago y formar múltiples tasas de pago para cada ciclo de pago. Además, su calendario de pagos puede ser flexible, semanal, mensual o dos veces al mes.
El sistema también funciona bien con soluciones de contabilidad, como QuickBooks, Xero y Clover.
> CARACTERÍSTICAS
-
- Ofrece nóminas y declaraciones de impuestos automatizadas. También se ocupa de todos los formularios relacionados con impuestos con tecnologías de e-fax y e-signature.
- Hace que la nómina sea paperless con sus depósitos directos.
- Le permite crear una política de compensación para trabajadores sin problemas.
- Ofrece nómina fuera de ciclo y distribución de bonos cuando sea necesario.
- Admite la generación y descarga de informes, desde el historial de nóminas hasta los permisos pagados y el pago de impuestos.
- Proporciona acceso móvil, a través de dispositivos.
> BENEFICIOS
-
- No hay tarifa de instalación.
- El acceso en línea en cualquier momento a la información de nómina en computadoras portátiles, móviles y tabletas lo mantiene actualizado todo el tiempo.
- El cumplimiento tributario automatizado y la sincronización del calendario lo liberan de recordar los plazos.
- Los nuevos empleados pueden ingresar sus datos directamente en el sistema, eliminando el ir y venir de papeles.
- El seguimiento del tiempo y las integraciones con otros sistemas, como la contabilidad, garantizan la precisión.
› PRECIOS
-
- La Nómina Gusto atiende a las empresas a través de cuatro planes diferentes:
› Básico: disponible a $19 al mes + $6 por empleado al mes
› Básico: disponible a $39 al mes + $6 por empleado al mes
› Completo: disponible a $39 al mes + $12 por empleado al mes
Conserje: disponible a $149 al mes + $12 por empleado por mes
7. OnPay
La solución OnPay Payroll satisface los requisitos de nómina de las pequeñas empresas. Es un sistema de nómina de servicio completo con integraciones sencillas con su software existente de recursos humanos, contabilidad y cronometraje.
Optimizado para móviles, OnPay automatiza los tediosos y lentos pagos y los procedimientos de declaración de impuestos. Lo que es fascinante es que funciona bien ya sea que sea un equipo de 3 o 300. De hecho, puede otorgar permisos cuando se trata de tareas de nómina. Desde depósitos directos hasta la configuración sin complicaciones y la integración del plan de jubilación 401(k), OnPay ofrece una experiencia fluida para diversas entidades, incluidas organizaciones sin fines de lucro, restaurantes y granjas.
> CARACTERÍSTICAS
-
- Ofrece depósitos directos, cheques y opciones de tarjeta de débito para pagos.
- Ofrece cero restricciones en el número de ejecuciones de pago mensuales. Además, no hay cargos por cancelaciones de carreras de pago.
- Incluye características de autoservicio e incorporación de empleados.
- Proporciona la formación de múltiples horarios y tasas de pago.
- Consiste en un diseñador de informes personalizado.
- Ofrece soporte activo, desde la configuración y la integración hasta la migración de datos.
> BENEFICIOS
-
- El proceso de nómina automatizado le brinda suficiente tiempo disponible para concentrarse en otros aspectos críticos del negocio.
- Múltiples programas de pago a diferentes tasas le permiten organizar mejor todos los conjuntos de su equipo.
- Las integraciones con recursos humanos y otro software eliminan la redundancia de datos para brindar información precisa.
- El acceso móvil le permite aprovechar la información siempre que la necesite.
› PRECIOS
-
- OnPay Payroll le cuesta $36 al mes como tarifa base + $4 por persona al mes. El plan incluye instalación gratuita y el primer mes. Alternativamente, también puede optar por una prueba gratuita de un mes.
8. Paycom
El sistema de nómina de Paycom es una solución única con el objetivo de simplificar los complicados procedimientos de nómina. Considerado un software de nómina efectivo para grandes empresas, esta solución también funciona bien para empresas con un tamaño de equipo de 0-50.
Con sus procesos precisos, avanzados y automatizados, la nómina de Paycom se esfuerza por ayudarlo a que su nómina se ejecute de manera rápida y puntual. Gracias a los pagos oportunos, sus esfuerzos por motivar y retener a los empleados obtienen un impulso significativo. Su nómina en línea lo arma con procesos repetibles en los que puede confiar para cada ciclo de pago.
> CARACTERÍSTICAS
-
- Es un software único que automatiza una variedad de sus procesos relacionados con la nómina.
- Su procesamiento de nómina en línea sincroniza los datos en todo el sistema, lo que le permite deshacerse del reingreso y la duplicación de datos.
- Brinda a sus empleados acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a la información de sus comprobantes de pago.
- Ofrece gestión de gastos para reembolsos más rápidos y fáciles.
- Incluye generación de informes personalizados y detallados.
- Ofrece administración de impuestos sobre la nómina para ayudar a su empresa a cumplir con todas las leyes necesarias.
> BENEFICIOS
-
- Dado que puede gestionar todo desde un único software, se libera de tener que integrar múltiples sistemas o tareas complejas de entrada manual de datos.
- La disponibilidad en línea agrega más flexibilidad a todo el procedimiento.
- La asistencia de un especialista dedicado garantiza que su proceso de nómina siga funcionando sin problemas en cualquier momento.
› PRECIOS
-
- Para conocer los precios del software de nómina de Paycom, debe comunicarse con el equipo. Puede completar el formulario en línea con los detalles de su empresa para solicitar una reunión o llamarlos.
9. Nómina Paychex
Con Paychex Payroll, puede acelerar la confiabilidad de la nómina de su organización. El software hace que el cálculo de salarios e impuestos, el registro de las horas de trabajo de los empleados y el mantenimiento de las últimas regulaciones de horas y salarios sean más fluidos y fluidos.
La plataforma de nómina de Paychex le permite tener una visión detallada de sus ciclos de pago actuales y futuros. De hecho, es posible que complete su próxima nómina directamente desde su Centro de nómina. La solución encaja bien con los diferentes requisitos de las empresas de todos los tamaños y estatura.
> CARACTERÍSTICAS
-
- Puede personalizar las deducciones y las ganancias.
- Puede aprovechar su autoservicio para empleados que hace que la incorporación de nuevas contrataciones sea un proceso sin complicaciones. Los empleados pueden alimentar y actualizar su propia información directamente en el sistema.
- Podrás generar análisis e informes en profundidad de tu nómina.
- Puede confiar en la nómina automatizada para que se encargue del cálculo, los pagos y las declaraciones de impuestos.
- Puede elegir entre múltiples opciones de pago de depósitos directos, pago a pedido, tarjetas de pago y cheques en papel.
> BENEFICIOS
-
- Los procesos computarizados aumentan la efectividad general y le ahorran mucho tiempo.
- Los informes detallados lo ayudan a mantenerse actualizado sobre toda la información esencial que, a su vez, mejora su capacidad de toma de decisiones.
- Dado que la solución funciona bien con otros sistemas, incluidos recursos humanos, compensación de trabajadores y tiempo y asistencia, la gestión de los procesos comerciales se simplifica en su conjunto.
› PRECIOS
-
- Paychex Payroll ofrece tres planes: Paychex Go®, Paychex Flex® Select y Paychex Flex® Enterprise. El primero cuesta $59 al mes + $4 por empleado. Los dos planes restantes tienen precios personalizados según sus requisitos únicos.
10. Nómina Sage HRMS
Sage HRMS Payroll está en el mercado como parte de una solución integral de HRMS, así como también como un sistema independiente. Independientemente de lo que elija, la solución brinda a su equipo financiero una herramienta sólida para realizar la nómina a tiempo, para cada período de pago.
La solución de nómina de Sage HRMS es lo suficientemente flexible como para adaptarse a sus necesidades individuales, independientemente de la naturaleza y el tamaño de su negocio. Además, puede confiar en su creación personalizada de cheques de pago o utilizar Sage Payroll Checkprint que ofrece cheques de pago listos para imprimir.
> CARACTERÍSTICAS
-
- Ofrece el seguimiento de las licencias, asistencia y tiempo libre de los empleados.
- Proporciona a sus empleados un portal de autoservicio para que sea más fácil ingresar y actualizar los detalles.
- Incluye servicios de cálculo y presentación de impuestos.
> BENEFICIOS
-
- Puede acceder a todos los datos críticos en un solo lugar.
- La automatización de la nómina manual acelera todo el proceso al tiempo que aumenta su autenticidad y competencia.
- Las funciones personalizables le permiten manejar el proceso de nómina según las necesidades de su negocio.
› PRECIOS
- Puede comunicarse con el equipo de Sage HRMS a través de una llamada o completando el formulario en línea para recibir una cotización.
11. Nómina de Zoho
El sistema de nómina en la nube de Zoho satisface las diversas necesidades de nómina de empresas de distintos tamaños. Agiliza la gestión y las operaciones de la nómina para que sus empleados reciban salarios oportunos en cada período de pago.
Con su solución de nómina en línea, Zoho le permite ejecutar la nómina con solo unos clics. Todos los cálculos están computarizados para que usted o su equipo de nómina puedan permanecer libres de estrés. Además, lleva la distribución de salarios, junto con las nóminas, en línea. La solución también garantiza que su empresa se mantenga alejada de las sanciones por incumplimiento al manejar el cumplimiento y la presentación de impuestos por usted.
> CARACTERÍSTICAS
-
- Permite la creación de diferentes planillas de pago para diferentes empleados en función de su función en la organización.
- Ofrece a su equipo accesibilidad de datos basada en funciones.
- Incluye un portal de autoservicio para empleados con funciones de colaboración.
- Le permite establecer pagos únicos o recurrentes de bonificación.
- Garantiza el cumplimiento de las leyes fiscales más recientes.
- Proporciona una integración fluida con el software de administración de recursos humanos y contabilidad de Zoho.
- Tiene disposiciones para la generación de informes de nómina.
> BENEFICIOS
-
- Diversas estructuras salariales hacen que la nómina sea mucho más manejable.
- El cumplimiento de la ley garantiza que su empresa evite cualquier problema legal.
- El portal de autoservicio le quita un poco de carga a su equipo de nómina.
- Dado que puede definir roles de usuario, tiene el control de quién puede acceder a qué información.
- La integración con otro software mejora la productividad general de su organización.
› PRECIOS
-
- La nómina de Zoho está disponible por un costo mensual de $19/Hasta 3 empleados. Su plan de prima anual tiene un precio de $190/Hasta 3 empleados. Tenga en cuenta que funciona para un equipo de al menos 20 sin restricciones en la cantidad de usuarios. Puede optar por una prueba gratuita de 30 días.
- • Zoho también ofrece un plan gratuito que funciona para hasta 10 empleados con un solo usuario.
» ¿Cuáles son los Tipos de Sistemas de Nómina?
Cuando se trata de sistemas de gestión de nómina de empleados, no existe una fórmula única para todos. Una empresa emergente y una PYME tendrían un conjunto diferente de requisitos de nómina que el de las corporaciones multinacionales. Por lo tanto, existen varios tipos de sistemas de nómina para satisfacer necesidades tan diversas.
Sin embargo, en el fondo, puede pensar en cualquier sistema de nómina como un medio que ayuda a las empresas a procesar su nómina.
Existen tres tipos principales de métodos de nómina, que se detallan a continuación:
› SISTEMA DE NÓMINA MANUAL
Un sistema manual de nómina no es más que el manejo de las operaciones de nómina por su cuenta o por su encargado de nómina. Por ejemplo, su garaje local o tiendas generales pueden estar administrando las tareas de nómina manualmente. Desde el registro de la asistencia de los empleados hasta el cálculo de sus salarios mediante la entrega de cheques mensuales y el cumplimiento de las leyes fiscales locales, todo lo gestiona el propietario o el personal designado.
Dado que todo debe registrarse y mantenerse manualmente, hay más posibilidades de que se produzcan errores. Desde el punto de vista de los costes, no supone ninguna carga para su empresa.
› SISTEMA DE SOFTWARE DE NÓMINA INTERNO
El sistema de software de nómina interno es una aplicación computarizada que maneja todas las operaciones relacionadas con la nómina por usted. Es un alivio si desea cambiar el trabajo de nómina manual. El software está programado para realizar múltiples tareas con precisión, desde el seguimiento de la asistencia de los empleados y las horas de trabajo hasta el cálculo de su salario con las deducciones fiscales correspondientes.
El sistema de software de nómina viene con diferentes funciones para satisfacer las diversas necesidades de entidades de todos los tamaños. Dependiendo del tamaño de su organización, puede optar por manejar el sistema de forma práctica o contratar personal de nómina.
En cuanto a los costos, hay que invertir en el software, su capacitación si es necesario y el mantenimiento.
› SISTEMA DE NÓMINA TERCERIZADO
Un sistema de nómina subcontratado se refiere a optar por los servicios de proveedores de servicios de nómina establecidos. Dichos proveedores de servicios cuentan con profesionales internos para hacer frente a las necesidades de nómina de las empresas clientes. Ya sea que se trate de cálculos de pago o depósitos directos, se encargan de todo según los cronogramas acordados para aliviarle la carga.
Con el servicio de nómina tercerizado, no hay necesidad de contratar personal dedicado a la nómina, ahorrando costos adicionales. Solo tiene que pagar una tarifa a los proveedores de servicios.
Lo interesante es que numerosos proveedores de servicios de nómina subcontratados también ofrecen soluciones en línea, lo que permite a las empresas clientes acceder a registros y datos de nómina.
» ¿Cómo funciona el software de nómina?
Ahora que conoce los conceptos básicos sobre el sistema de software de nómina, junto con sus tipos, debe sentir curiosidad por saber cómo funciona este sistema.
El proceso de nómina se puede clasificar en tres fases: Pre-nómina, Nómina real, seguida de tareas posteriores a la nómina.
› FASE PRE-NÓMINA
La etapa previa a la nómina comienza con la definición de las políticas organizacionales básicas relacionadas con asistencia, licencia, pago, beneficios e impuestos. Una vez implementadas, estas políticas actúan como un telón de fondo sólido en el que se apoyan otras operaciones.
El siguiente paso es la recopilación y el ingreso de datos, incluida la asistencia de los empleados, las licencias y las horas extra durante un período de pago en particular. Muchos sistemas de nómina tienen asistencia integrada y gestión de licencias para que las cosas sean aún más fluidas. Dichos detalles forman la base para el cálculo del pago y la retención de impuestos y deducciones.
Una vez que el sistema tiene estos datos juntos, los valida antes del procesamiento del pago para garantizar cero discrepancias.
› FASE DE NÓMINA REAL
Es la fase donde tiene lugar el cálculo real de los salarios. Se procede a generar el sueldo neto luego de prever las deducciones e impuestos necesarios después de que se procese la nómina.
› FASE POSTERIOR A LA NÓMINA
Después de procesar la nómina del período de pago, la etapa posterior a la nómina asegura el cumplimiento de todas las normas y leyes. El sistema registra y almacena estos datos de nómina, incluido el modo de transferencia. La generación de informes también se lleva a cabo en este paso, describiendo los costos de empleados por departamento y/o ubicación, informes de asistencia, tendencias y mucho más relacionado con ese período específico.
Sin el software, el manejo de todas estas tareas se convierte en un procedimiento frenético y lento.
» ¿Cuáles son las características del software de nómina?
Hay muchos software de nómina en el mercado. Pero, ¿cuál de esos sería el mejor para ti? Eso depende en gran medida de sus requisitos y de las características del software. Si bien cada sistema de nómina tendrá características diferentes, hay algunas características vitales comunes que debe conocer.
› INCORPORACIÓN DE EMPLEADOS
Un buen sistema de nómina incorpora la incorporación perfecta de empleados, en el que los empleados pueden inscribirse en la nómina de la empresa rápidamente. El software le permite obtener todos los detalles del perfil de las nuevas contrataciones, como información personal, puesto contratado, información salarial y detalles de pago, desde un solo lugar. Eso ahorra mucho tiempo y esfuerzo.
› PERSONALIZACIÓN
Cada organización tiene diferentes políticas y procedimientos. Lo mismo es cierto para la jerarquía organizacional, desde los empleados de nivel junior hasta los líderes. Por lo tanto, la capacidad de personalizar el software de nómina resulta ser una característica importante. Desde la personalización de salarios, deducciones y beneficios hasta reembolsos e informes; un sistema de nómina efectivo lo ofrecerá todo.
› DEPÓSITOS DIRECTOS
Con el software de nómina, puede despedirse del acto tradicional de imprimir y distribuir cheques. Gracias a la evolución de la tecnología, el sistema es capaz de realizar depósitos directos desde la cuenta bancaria de su empresa a las cuentas bancarias de sus empleados a tiempo, en todo momento. Además, varios sistemas también le permiten establecer ciclos de pago variables para diferentes bases de empleados.
Las transferencias directas hacen que su personal reciba sus salarios más rápido y al mismo tiempo ahorra papel.
> LA DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
La declaración de impuestos manual es una tarea tediosa, al igual que la nómina. Ha aumentado el potencial de errores y retrasos. Es por eso que la mayoría de los sistemas de software de nómina incluyen capacidades de declaración de impuestos.
El sistema no solo calcula y deduce impuestos, sino que también los presenta a las autoridades correspondientes. Además, el sistema verifica las fechas de vencimiento de impuestos, además de rastrear el estado civil y las exenciones. Todo en cumplimiento de las leyes locales o federales.
> AUTOSERVICIO PARA LOS EMPLEADOS
Una función imprescindible para el software de nómina, ESS o Employee Self Service permite que su personal realice algunas tareas por su cuenta. Ya sea descargando sus nóminas, actualizando sus datos de contacto, ingresando declaraciones de inversión o accediendo a sus hojas de impuestos; los empleados pueden manejar tales operaciones por su cuenta. Como resultado, hay una mayor transparencia y una rápida resolución de las dudas.
> GESTIÓN DE CUMPLIMIENTO
Cumplir con las pautas locales, estatales y federales es fundamental para cualquier empresa, independientemente de su tamaño, especialmente las leyes laborales y las regulaciones fiscales. Como estas reglas siguen cambiando de vez en cuando, el software de nómina viene con una gestión de cumplimiento automatizada .
Gracias a esta función, el software se actualiza automáticamente cuando hay un cambio en la normativa. Eso, a su vez, garantiza que sus datos y archivos se alineen con las leyes más recientes.
› INFORMES
Con informes precisos incorporados, el software de nómina puede brindarle información importante sobre sus datos de nómina, desde el presupuesto y los salarios de los trabajadores hasta los impuestos y la asistencia. Además de eso, los informes proporcionan patrones y tendencias valiosos que sus equipos de contabilidad y recursos humanos pueden utilizar para aumentar la eficiencia. Por ejemplo, puede ayudar a administrar los horarios de horas extra o una mejor asignación de recursos .
› INTEGRACIÓN CON SISTEMAS EXISTENTES
El software de nómina efectivo ofrece una integración fluida con sus sistemas existentes, como el software de contabilidad o un sistema de seguimiento de tiempo . Por ejemplo, siempre que sus empleados registren un turno, el mismo se reflejará automáticamente en el sistema de nómina. O cada vez que procese la nómina, los detalles se registrarán en su libro mayor automáticamente.
Tales integraciones ahorran mucho tiempo y esfuerzo al tiempo que reducen las posibilidades de errores.
» ¿Cuáles son los beneficios del software de nómina?
¿Se pregunta por qué debería optar por un software de nómina en primer lugar? La siguiente lista que contiene las ventajas de usar un software de nómina lo ayudará a tomar una decisión acertada.
› FACILITA PAGOS PRECISOS Y OPORTUNOS
Con la llegada del software de nómina, ya no necesita que alguien realice cálculos manuales de los salarios de sus empleados. El software se encarga de eso, además de realizar transferencias directas de sueldos a las cuentas de sueldos de tus empleados. Por lo tanto, su personal recibe pagos precisos, según su ciclo de pago establecido, a tiempo.
› AHORRA COSTOS
Un procesamiento de nómina convencional basado en papel requiere que contrate a un equipo de expertos para manejar las diversas tareas relacionadas con la nómina, desde el cálculo de salarios hasta la declaración de impuestos. Eso agrega una carga a su negocio ya que estos profesionales exigen un pago considerable por sus servicios.
Por otro lado, el software de nómina demuestra ser una opción beneficiosa ya que solo requiere una inversión única. Además, dichos sistemas son altamente escalables y personalizables. Entonces, incluso cuando su empresa crezca en el futuro, el software le permite agregar más personas a la nómina sin problemas.
> AHORRA TIEMPO
Desde la entrada de datos hasta los cálculos de salarios, impuestos y deducciones, el software de nómina automatiza una gran cantidad de tareas frenéticas de su personal. Eso les ahorra mucho tiempo valioso que pueden invertir en otras operaciones vitales.
› AGILIZA LA INCORPORACIÓN
Con las soluciones de nómina, agregar nuevas contrataciones a la nómina ya no es un dolor de cabeza. Podrás obtener todos los datos necesarios desde un único lugar, agilizando todo el proceso. Algunos programas también permiten que los empleados carguen los documentos requeridos en el sistema directamente. Las opciones de edición también están disponibles, en caso de que sea necesario realizar modificaciones.
› AUMENTA LA PRODUCTIVIDAD
Los salarios y los beneficios siempre actúan como una fuente de motivación para los empleados. Dado que el sistema de nómina garantiza los pagos oportunos, la moral de los empleados recibe un tremendo impulso. Eso, a su vez, aumenta su enfoque y productividad .
Al mismo tiempo, la nómina automatizada le da un respiro a su personal de Recursos Humanos y Finanzas, permitiéndoles concentrarse en otros asuntos cruciales.
› DISMINUYE LAS POSIBILIDADES DE ERRORES HUMANOS
Cuando se trata de cálculos manuales de salarios e impuestos, las verificaciones cruzadas de los datos de los empleados, ya sea el registro de asistencia, la elegibilidad fiscal o los registros de turnos regulares y de horas extra. Los humanos somos más propensos a cometer errores. Sin embargo, el uso del software de nómina puede ayudarlo a evitar el alcance de tales errores debido a su sistema automatizado.
› OFRECE UNA FUNCIONALIDAD FÁCIL DE OPERAR
Si pensabas que necesitas ser un profesional para usar el mejor software de nómina, déjanos decirte que no es el caso. La mayoría de estas soluciones son fáciles de usar y no requieren credenciales especializadas para su manejo. La mayoría de ellos poseen sus propios manuales de capacitación para que pueda comenzar.
› ACELERA EL CUMPLIMIENTO
Mantenerse al tanto de las regulaciones fiscales estatales, locales y federales es todo menos fácil para su personal de recursos humanos y nómina. Sin embargo, un buen software de nómina le quita esa carga de encima.
El sistema puede rastrear estas leyes y actualizarlas en consecuencia para asegurarse de que su declaración de impuestos y deducciones cumplan con las regulaciones más recientes. Eso lo salva de los problemas que surgen de los problemas de incumplimiento.
› ACCESO SIN PROBLEMAS A LA INFORMACIÓN DE NÓMINA
Ya sea que su empleado busque información sobre su cheque de pago o que su equipo de recursos humanos necesite algunos detalles, los sistemas de nómina hacen que la información sea fácilmente accesible.
› ALMACENA DATOS E INFORMES
A diferencia de los sistemas de nómina tradicionales en los que tenía que organizar y guardar montones de papeles para registros futuros, el software de nómina digitaliza las cosas. Crea y almacena todos los datos e informes en el sistema o en la nube.
» ¿Cómo elegir el software de nómina adecuado?
Seleccionar el software de nómina correcto no es un juego de niños. Hay muchos factores que debe considerar antes de conformarse con una de las muchas opciones que tiene. Cuáles son esos factores, averigüemos:
> FACILIDAD DE USO
El software de nómina debe ofrecer una curva de aprendizaje nominal para que sus recursos humanos no tengan que correr de pilar a puesto para abordar sus tareas habituales. Busque un sistema que sea fácil de usar con una interfaz de usuario ordenada, una experiencia de usuario impresionante y sugerencias de características relevantes.
› ESCALABILIDAD
Antes de decidirse por una solución de software de nómina, asegúrese de que sea lo suficientemente escalable para cumplir con sus requisitos futuros. Debería poder crecer junto con las crecientes demandas de su empresa. Cambiar de un sistema de nómina a otro con frecuencia no es factible ni asequible.
> CUMPLIMIENTO TRIBUTARIO
Mantenerse al día con los plazos de impuestos y los cambios en las regulaciones es un dolor de cabeza para los contadores. Por lo tanto, es recomendable buscar un sistema de nómina que cumpla con los impuestos. De esa manera, su organización no se perderá ninguna actualización en las leyes o plazos.
> SEGURIDAD
Independientemente del software de nómina que elija, almacenará la información confidencial de su personal, incluidos sus datos personales y bancarios. Por lo tanto, debe asegurarse de que el software ofrezca seguridad de primer nivel, día tras día.
› ACCESIBILIDAD
La capacidad de acceder a la información de nómina, sin importar dónde se encuentre, es otro factor importante. Puede optar por las soluciones de nómina basadas en la nube para acceder en cualquier momento y en cualquier lugar con soporte para múltiples dispositivos.
› INFORMES
Opte por un software de nómina que le proporcione una función de informes integrada y personalizable con información efectiva sobre patrones y tendencias. Ayuda significativamente en el proceso de toma de decisiones.
> APOYO
Independientemente de cuánto odiemos las fallas o fallas del sistema, ocurren; sin una señal de advertencia. Por lo tanto, siempre verifique si el proveedor que ha elegido ofrece soporte de calidad, ya sea a través de correo electrónico, chats o llamadas.
> PRUEBAS GRATIS
Las pruebas gratuitas no solo le brindan la oportunidad de familiarizarse con la solución, sino que también le permiten evaluar si satisface sus necesidades en primer lugar. Por lo tanto, opte por un sistema de nómina que ofrezca una prueba gratuita con accesibilidad de funciones completas.
También puede probar un par de ellos, comparar las funciones y luego comprar el que mejor se adapte a sus necesidades.
» ¿Cuáles son las tendencias en software de nómina?
Con los rápidos cambios en la tecnología a lo largo del tiempo, el software de nómina también ha ido evolucionando. Siempre hay nuevas características a tener en cuenta, lo que hace que todo el proceso sea más simple y más eficiente para su equipo de nómina. Si bien las nuevas tendencias siguen surgiendo a intervalos regulares, es mejor estar atento a lo que sucede para mantenerse a la vanguardia.
Las próximas tendencias en software de nómina
› TECNOLOGÍA EN LA NUBE
Se prevé que el software de nómina basado en la nube supere la marca de los 13 millones de dólares para 2026 . La tecnología en la nube le permite acceder a sus datos de nómina desde cualquier lugar y en cualquier momento. Eso ofrece mayor flexibilidad y comodidad, especialmente para los equipos repartidos por todo el mundo, que trabajan de forma remota o desde casa. La seguridad de las plataformas basadas en la nube también atrae a más interesados.
> INTELIGENCIA ARTIFICIAL
AI, con sus características y funcionalidades dinámicas, ha revolucionado una gran cantidad de operaciones comerciales en todos los nichos, incluida la nómina. Los sistemas de nómina impulsados por IA son más inteligentes cuando se trata de cumplimiento, distribución de nómina y consultas, todo mientras se reducen los factores de riesgo.
› INTEGRACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN
Dado que los datos juegan un papel fundamental en el éxito de las organizaciones, más empresas están avalando sistemas que se integran completamente con sus soluciones ERP existentes . Simplifica la recopilación y el análisis de datos, mientras que las actividades automatizadas ofrecen mayor precisión y flujo de operaciones.
› INCLUSIÓN DE LA ECONOMÍA GIG
A medida que más autónomos, trabajadores independientes y profesionales por contrato se están convirtiendo en una parte integral de las entidades, existe una demanda creciente de soluciones de nómina flexibles. Las empresas necesitan sistemas que les permitan realizar innumerables cambios sin complicaciones, categorizar a los empleados y establecer diferentes ciclos de pago.