El software de administración de subvenciones es utilizado generalmente por organizaciones sin fines de lucro e instituciones educativas como escuelas, colegios y universidades. Este software ayuda en todo el proceso de búsqueda y ejecución de fondos de estas organizaciones de varios recaudadores de fondos. Un software de gestión de subvenciones típico puede ayudar en varias tareas para una ONG que van desde la planificación presupuestaria, búsqueda de recaudadores de fondos, colaboración con pares, envío de propuestas, gestión de fondos, seguimiento y gestión de fondos utilizados y mucho más. Algunas soluciones de software de gestión de subvenciones pueden funcionar en todo el ciclo de gestión y recaudación de fondos para una organización sin fines de lucro; mientras que algunos pueden hacer solo algunas partes de la tarea.
Por ejemplo, hay soluciones de software que funcionan en el proceso previo a la adjudicación, mientras que otras funcionan en el mecanismo posterior a la adjudicación, como el seguimiento y la programación de eventos, etc. todos los procesos relacionados con la financiación y la utilización; por lo tanto, dejando un margen mínimo de error.