11 Mejores software de gestión de documentos

» ¿Cuál es la definición de gestión documental?

La definición de administración de documentos lo simplifica como un acto de capturar, monitorear y almacenar documentos electrónicos como archivos de Word, PDF e imágenes de información en papel. La gestión de documentos, a través de su almacenamiento centralizado, le permite disfrutar de mayor seguridad, comodidad, controles de acceso, búsqueda sin complicaciones y recuperación de información.

» ¿Qué es el software de gestión documental?

Considerado como una solución innovadora, el software ayuda a facilitar el trabajo de las organizaciones y empresas al ayudar en la clasificación de documentos. El software de gestión de documentos es fácil de usar y cualquiera que no tenga conocimientos previos de codificación puede trabajar fácilmente con él. Además, como los archivos se almacenan de forma centralizada, esto también permite una fácil recuperación de documentos y datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Por lo tanto, el uso del software DMS puede ahorrar tiempo, dinero y desperdicio de recursos, aumentando así la productividad de su empresa.

» ¿Cuáles son los beneficios del software de gestión documental?

Ahora, comprendamos los diversos beneficios que brinda el sistema de administración de documentos y cómo son mejores que los métodos tradicionales de almacenamiento y uso compartido de documentos.

› ALMACENAMIENTO CENTRALIZADO

Como se discutió al principio, los sistemas de administración de documentos están programados para almacenar cada documento que cargue en un único almacenamiento central. Cada vez que se carga un archivo o documento, se les agrega una etiqueta y una etiqueta específicas que luego lo desvían a una carpeta segura para su almacenamiento. Del mismo modo, cuando se solicite, el archivo también se puede retractar fácilmente mediante los resultados de búsqueda o el uso de un filtro.

› DISPONIBILIDAD EN TIEMPO REAL

Los documentos almacenados en el Software DMS, se vinculan automáticamente con disponibilidad en tiempo real, notificando a los usuarios cuando se realizan cambios. Esto ayuda a los empleados a mantenerse actualizados, establecer fechas límite, recibir recordatorios a través de notificaciones emergentes y más. Además, un solo documento almacena múltiples versiones del documento, eliminando la necesidad de imprimir cada vez al almacenarlas automáticamente.

> SEGURIDAD

Proporcionar seguridad a los documentos y archivos es el aspecto más crucial de un Software de Gestión Documental, ya que cualquier laguna puede poner en peligro el funcionamiento de su empresa. Por lo tanto, varias compañías de software DMS han habilitado la entrada de usuarios específicos y controles basados ​​en roles.

> SUSTENTABILIDAD

A través de un único software DMS, puede abordar todos sus requisitos de documentación. Además, se reduce el uso de impresoras, escáneres, papeles, tintas y otras máquinas. Esto no solo ayuda a reducir el costo adicional, sino que también sirve como una alternativa sostenible frente a los métodos tradicionales utilizados actualmente.

» ¿Cuáles son las características del software de gestión documental?

Cada solución de administración de documentos viene con su propio conjunto de funciones. Obtener un breve conocimiento de ellos puede ayudarlo a comprender mejor el software revolucionario. Entonces, sin perder más tiempo, comencemos con nuestro viaje.

› CLASIFICACIÓN AUTOMÁTICA DE DOCUMENTOS

Además de crear, editar, almacenar y compartir, el software DMS puede ayudarlo a organizar sus archivos de manera sistemática. Al tiempo que garantiza el almacenamiento centralizado de cada informe, los nivela según su prioridad. Esto ayuda a recuperar la información fácilmente cuando sea necesario. Además, como se discutió anteriormente, el software también guarda los cambios que se realizan en el documento en un solo registro, lo que reduce la necesidad de buscar en una gran cantidad de papeles.

› CONTROL DE PERMISOS Y SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

Puede elegir el número de usuarios que tendrán acceso al software DMS. Mantener un control estricto sobre la privacidad y la seguridad de la empresa permite a los usuarios acceder al archivo a través de un canal sólido de permisos del sistema. Como medida de seguridad, muchos también ofrecen funciones de bloqueo de IP. Además, también se ofrecen controles de acceso para realizar un seguimiento de las actividades diarias en el documento a fin de evitar posibles actividades fraudulentas.

› CARGA RÁPIDA

Cargar una gran cantidad de documentos uno por uno no solo requiere mucho tiempo, sino que también puede ser propenso a muchos errores. Por lo tanto, el software DMS viene con una función de carga masiva que puede cargar un gran conjunto de datos a la vez sin ninguna interferencia humana. También cuentan con etiquetas e índices para ayudar en el almacenamiento y recuperación seguros.

› EDITOR DE DOCUMENTOS PDF

La carga de archivos PDF, la realización de correcciones y el uso compartido se ha simplificado con los sistemas de gestión de documentos. Por lo tanto, también está habilitado agregar textos, cuadros de texto, comentarios y agregar personalizaciones como datos y barra lateral. También se pueden usar los correctores ortográficos en línea para verificar la ortografía y cualquier error tipográfico.

> PISTA DE AUDITORÍA

Varios software DMS también brindan la opción de registros de auditoría, que cuando se realizan muestran el ciclo de vida completo de un documento o archivo, como detalles sobre el usuario, la fecha y la hora en que se accedió a los datos, y más.

» Antes de elegir cualquier software DMS

Hay algunos factores esenciales que uno siempre debe recordar antes de elegir un software DMS para permanecer en el lado rentable. En esta lista, hemos recopilado algunos de los puntos que pueden salvarlo de posibles pérdidas. Entonces, echemos un vistazo a ellos.

› HAZ UNA LISTA DE TUS PRIORIDADES

Analizar las fallas de la documentación actual que deben abordarse debe ser su primer paso antes de optar por cualquier software de gestión de documentos. Las aplicaciones vienen con una amplia gama de características, algunas de las cuales puede que no necesites en absoluto. Por otro lado, tener una lista de tus prioridades te permitirá pedir la personalización adecuada.

› VEA A QUÉ GRUPO DE COMPRADORES PERTENECE

Cada aplicación de software ha sido diseñada para servir a empresas pequeñas, medianas o grandes y uno siempre debe elegir el software según su uso. Por lo tanto, en caso de que pertenezca a un grupo de pequeñas empresas, no hay absolutamente ninguna necesidad de invertir en suscripciones de élite que atienden a grandes organizaciones.

› ANALIZAR SUS MEDIDAS DE SEGURIDAD

Un software vulnerable para compartir documentos puede exponer la confidencialidad de su negocio a posibles piratas informáticos, lo que puede poner en peligro su negocio. Por lo tanto, uno debe explorar adecuadamente cada información en el software para estar seguro.

› VERIFICACIÓN CRUZADA DEL NÚMERO DE BENEFICIARIOS

También se debe analizar adecuadamente el número total de usuarios antes de suscribir el software para evitar confusiones de última hora. Esto también ayuda a decidir el mejor software según las necesidades operativas.

» ¿Cómo elegir un buen Software de Gestión Documental?

Después de toda esta discusión sobre los diversos aspectos del sistema de administración de documentos electrónicos, puede quedar bastante claro cómo elegir el mejor software para compartir documentos para su negocio. Tengamos una breve discusión sobre los puntos que discutimos anteriormente.

› MULTI-SOPORTE PARA ARCHIVOS

Los datos vienen en diferentes formas, que pueden estar en formato Excel, Word, PDF, Powerpoint y muchos más. Por lo tanto, mantener la eficiencia de una empresa que busca un único controlador de documentos que admita todos los formatos de archivo es siempre la mejor idea para satisfacer todas las necesidades comerciales.

› OPCIÓN DE EDICIÓN RÁPIDA

¿Qué es mejor que el software de control de documentos que no solo ayuda en la creación y el intercambio de archivos, sino que también permite que los miembros del círculo aprobados los editen en caso de que se produzca algún cambio deseado? Varias aplicaciones de software permiten editar y agregar comentarios para tener una experiencia de creación de documentos perfecta.

> COPIAS DE SEGURIDAD

La instalación de almacenamiento donde se almacenan los archivos también es otro factor importante al elegir el mejor software DMS. Las empresas necesitan una interacción regular con la información y los informes, por lo tanto, es mejor optar por una aplicación de software que le brinde una copia de seguridad en la nube. No solo garantizará la protección segura de sus archivos, sino que también eliminará la necesidad de servidores adicionales de su parte.

› REPUTACIÓN POSITIVA DEL PROVEEDOR

Las reseñas de clientes anteriores que ya han utilizado el software también pueden ayudar a simplificar la confusión relacionada con los servicios y las instalaciones que ofrece la empresa reclamante. Después de suscribirse a una empresa de DMS, nadie querrá saber que ha sido engañado con afirmaciones falsas. Además, el equilibrio correcto de críticas tanto positivas como negativas suele mostrar que se puede confiar en las críticas de la empresa.

› COMPATIBILIDAD MÓVIL

Imagina que estás lejos de tu sistema pero aún puedes acceder y controlar los documentos a través de tu móvil. ¿No sería genial? Bueno, hay muchas aplicaciones del sistema DMS en el mercado que brindan compatibilidad móvil a sus usuarios, lo que ayuda a acceder y verificar los documentos y archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

› ESTRUCTURA DE PRECIOS FLEXIBLE

Cuando un proveedor lo obliga a elegir entre un número limitado de modelos de suscripción, es mejor intentarlo. ¿Por qué pagar por características que apenas serán de utilidad? El punto es que puede personalizar su propio paquete ya que muchos proveedores de aplicaciones DMS de nivel élite ofrecen ese privilegio a sus clientes. A través de un modelo de pago por uso, debe pagar solo por las funciones que necesita. Muchos compradores no conocen tales modelos de suscripción y toman directamente una decisión que los lleva a arrepentirse hasta el final.

› SOPORTE LAS 24 HORAS

Cada aplicación de software viene con una posibilidad obvia de funcionar mal debido a ataques de errores. En este sentido, es imperativo que el proveedor pueda brindar soporte de inmediato para evitar comprometer el nivel de seguridad de la información confidencial de la empresa.