Las aplicaciones de firma electrónica ayudan a las empresas a digitalizar procesos que requieren firmas, como contratos y documentos legales. La integración de estas herramientas en otros procesos comerciales es el siguiente paso para las empresas. Aquí están las características clave y los mejores productos a considerar.
Tabla de contenidos
¿Qué es el software de firma electrónica?
En su nivel básico, una firma electrónica es cualquier tipo de método de autenticación electrónica que acepta un acuerdo o contrato. El sistema necesita verificar la identidad del firmante, que puede variar desde una identificación corporativa hasta una cuenta de correo electrónico verificada. Las aplicaciones de firma electrónica también pueden utilizar métodos de autenticación multifactor para crear un registro de auditoría.
Una firma digital es un tipo específico de firma electrónica que cumple con las regulaciones legales para la autenticación, generalmente mejorada con funciones de seguridad adicionales, como una identificación digital basada en un certificado. Esto agrega un nivel de cifrado al método de verificación de identidad. Las firmas digitales se validan a través de un proveedor de servicios de confianza, generalmente a través de autoridades de certificación. Los casos de uso de firmas digitales incluyen procesos de alto riesgo, como aprobaciones de préstamos, procesos de gerentes de recursos humanos y firmas de médicos.
Características comunes de las aplicaciones de firma electrónica
Al observar a los proveedores de software de firma electrónica, surgen varias características comunes, que incluyen:
- Captura de firma electrónica
- Herramientas de anotación y edición.
- Métodos de autenticación y prueba de identidad
- Plantillas y estilos de firma
- Archivo de documentos
- Procesos de automatización del flujo de trabajo (como envío, aprobación y confirmación)
- Opciones de marca personalizada
- Controles de acceso
- Seguridad y cifrado
- Pistas de auditoría
- Plantillas de documentos específicos (como facturas, reclamaciones o solicitudes de empleo)
- Compatibilidad con bolígrafos digitales
- Soporte de aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android
Muchos proveedores también integran su software de firma electrónica con otros sistemas empresariales, como Salesforce, Box, Dropbox, Google Drive y otras herramientas de gestión de relaciones con los clientes o gestión de documentos.
La mayoría de estos proveedores ofrecen precios de software como servicio basados en la nube, pero las empresas también pueden implementar muchos de estos productos a través de opciones de nube privada.
Beneficios del software de firma electrónica
Para los trabajadores remotos, el software puede hacer que el envío y la recepción de contratos y otros documentos basados en firmas sean más eficientes. En lugar de requerir que los trabajadores remotos tengan un escáner o una impresora disponibles, se puede usar un software de firma electrónica para procesar estos documentos. El software generalmente puede aprovechar las plantillas existentes para enviar documentos virtualmente, y los trabajadores reciben notificaciones cuando se firman y devuelven los documentos.
Los clientes pueden lograr una mejor experiencia: los firmantes pueden recibir, revisar y firmar documentos virtualmente, y la integración con el software CRM permite recibir notificaciones cuando se han recibido, revisado y firmado acuerdos.
Los sistemas con pistas de auditoría permiten el seguimiento y movimiento de documentos, detectando cualquier cambio o edición realizada en los acuerdos. La tecnología puede rastrear quién firmó, cuándo se firmó, dónde se firmó y con quién se compartió el documento. Esto también puede ser clave para cumplir con las regulaciones de cumplimiento.
El software también tiene como objetivo ayudar a las empresas a ahorrar dinero al eliminar un registro físico en papel para los contratos, reduciendo el uso de la impresión y las necesidades de almacenamiento de archivos físicos. Los gastos administrativos y de oficina, como papel, impresoras, máquinas de fax, bolígrafos y tinta/tóner, se pueden reducir mediante la adopción de un software de firma electrónica.
Los 6 principales proveedores de software de firma electrónica
A continuación, se presentan en orden alfabético descripciones rápidas y enlaces a algunas de las opciones más populares para las herramientas de software de firma electrónica, según nuestra investigación del mercado, las características que la mayoría de las empresas probablemente necesitarían y las discusiones con analistas en el espacio. Sus necesidades de características individuales pueden variar, así que diríjase a los sitios web de los proveedores para obtener más detalles sobre cada herramienta.
Además, existen cientos de otras opciones de software, por lo que si estos productos no tienen los requisitos que está buscando (por ejemplo, si necesita una herramienta de notario digital específica), consulte sitios de motores de búsqueda de software como G2 .
Signo de Adobe Acrobat
Con su experiencia en la creación de documentos a través del formato de documento portátil (PDF), Adobe admite la capacidad de recopilar firmas con su oferta de Acrobat Sign. El software permite a las empresas acceder a documentos PDF de Acrobat y firmarlos desde cualquier lugar, en dispositivos móviles o mediante computadoras de escritorio. Los destinatarios pueden firmar documentos sin necesidad de una descarga especial o la creación de una cuenta, y los usuarios pueden escanear y cargar archivos PDF utilizando la aplicación móvil gratuita Adobe Scan.
Los documentos se pueden rastrear y administrar desde Acrobat, Microsoft Word y otras aplicaciones, con visibilidad en tiempo real de cada documento que espera una firma. Se pueden recibir notificaciones cuando se han firmado documentos, y las empresas pueden crear y administrar plantillas reutilizables para formularios de uso frecuente.
Las características adicionales incluyen la capacidad de enviar documentos a múltiples usuarios, seguimiento en tiempo real e integraciones con plataformas de recursos humanos (Workday, ServiceNow, SAP SuccessFactors), CRM (Salesforce, Zoho CRM, Microsoft Dynamics) y otras (Notarize, Box, Veeva) . También están disponibles opciones de marca personalizadas para agregar logotipos y otros mensajes. (Consulte la información de cumplimiento y seguridad de Acrobat Sign ).
Los planes de precios individuales comienzan en $ 13 por mes (solo Windows) o $ 15 por mes para usuarios de Windows y Mac, con un plan anual. Para los equipos, el precio comienza en $ 15 por usuario por mes (solo Windows) o $ 17 por usuario por mes para soporte de Windows y macOS. Las opciones de precios empresariales también están disponibles para equipos más grandes que incluyen integraciones preconstruidas, API y soporte de inicio de sesión único.
Firma electrónica de DocuSign
El líder de facto en este espacio, DocuSign admite funciones como la firma electrónica, la notarización electrónica y los flujos de trabajo de gestión del ciclo de vida del contrato. El software también incluye la capacidad de incorporar pagos desde un contrato, así como capturar el consentimiento con un solo clic. La compañía incorpora su software como parte de DocuSign Agreement Cloud , lo que extiende los beneficios a otras etapas del proceso, como la preparación o gestión de acuerdos post-firma.
Los casos de uso de DocuSign dentro de una empresa incluyen ventas, atención al cliente, instalaciones, finanzas, recursos humanos, TI/operaciones, legal, marketing, adquisiciones y gestión de productos, entre otros. La integración de socios y el soporte de aplicaciones incluyen más de 350 sistemas, incluidos los de Microsoft, Salesforce, Oracle, Apple y otros.
Las características adicionales incluyen compatibilidad con aplicaciones móviles , creación de campos personalizados, plantillas reutilizables, enrutamiento de múltiples usuarios y requisitos de seguridad, como reglas de privacidad y residencia de datos y registros de auditoría. (Consulte la información de cumplimiento y seguridad de la firma electrónica de DocuSign ).
La compañía ofrece una prueba gratuita de 30 días, con precios que van desde $ 10 por mes para un plan personal hasta $ 40 por usuario por mes para la oferta Business Pro. Los planes empresariales se ofrecen a través de una llamada de ventas. Los clientes que solo desean firmas electrónicas legalmente vinculantes sin funciones adicionales pueden usar la edición gratuita de DocuSign.
Eversign
Eversign le permite crear firmas electrónicas legalmente válidas y compatibles, ya sea dibujadas, mecanografiadas, cargadas o generadas por el sistema. Los documentos se pueden almacenar de forma segura a través de Eversign, con opciones de caducidad automática disponibles. Los usuarios pueden cargar archivos PDF existentes y prepararlos para la firma a través de un editor de documentos, y las pistas de auditoría pueden realizar un seguimiento del proceso de firma de documentos. Una función de firma en persona permite a los clientes físicos, empleados y socios firmar documentos como acuerdos de confidencialidad o exenciones directamente desde una PC o dispositivo móvil.
Las funciones adicionales incluyen plantillas, gestión multinegocio, gestión de contactos, integraciones de aplicaciones y compatibilidad con API. (Consulte la información de seguridad y cumplimiento de Eversign ).
La opción gratuita Eversign Lite permite a los usuarios crear cinco documentos por mes, con 2 créditos SMS y 3 documentos API. Las opciones de precios comienzan en $10 por mes para el plan básico, con un plan Profesional ($40 por usuario por mes) y un plan Profesional Plus ($80 por usuario por mes) disponibles.
holafirmar
Dropbox adquirió HelloSign a principios de 2019 y ahora es la opción de firma electrónica predeterminada para los usuarios de Dropbox. La empresa ofrece firma electrónica, integración de API, formularios móviles inteligentes (HelloWorks) y fax en línea (HelloFax) dentro de su conjunto de productos. Las características del sistema de firma electrónica incluyen solicitudes de firma ilimitadas, plantillas, una aplicación móvil, registros de auditoría, acceso a correo electrónico para atención al cliente y ofertas en varios idiomas (22 idiomas admitidos).
Las firmas se pueden escribir, dibujar o cargar, y las respuestas se pueden rastrear con notificaciones por correo electrónico que se pueden enviar automáticamente como recordatorios para documentos sin firmar. Los campos de firmante en los documentos se pueden mejorar arrastrando y soltando bloques de firma, casillas de verificación y campos de fecha. Las integraciones incluyen aplicaciones líderes de CRM, almacenamiento/colaboración y productividad, con conexiones adicionales a través de Zapier. Las características de seguridad incluyen autenticación de dos factores, cifrado AES y TLS de 256 bits, validación de datos y protección contra manipulaciones. (Consulte la información de seguridad y cumplimiento de HelloSign ).
Las opciones de precios comienzan en $15 por mes (basado en un plan anual) para un nivel individual básico, con opciones comerciales desde $25 por usuario por mes. Las opciones empresariales para cinco o más usuarios están disponibles a través del canal de ventas de la empresa. También está disponible una prueba gratuita.
PandaDoc
PandaDoc es una herramienta todo en uno que permite a los usuarios crear, colaborar y firmar electrónicamente documentos como parte de un sistema de flujo de trabajo de documentos. Las herramientas de creación de documentos incluyen plantillas como propuestas, solicitud de cotizaciones, formularios y contratos, a través de un editor incorporado. El sistema admite integraciones con las principales suites de productividad y CRM, y también incluye una biblioteca de contratos y cláusulas preaprobados para documentos legales.
Las características del flujo de trabajo incluyen la colaboración con diferentes roles dentro de una empresa o externamente a través de permisos, junto con comentarios, respuestas y aprobaciones. Las funciones de firma electrónica incluyen el uso de la firma en una aplicación móvil o computadora de escritorio, con encriptación de 256 bits y certificación HIPAA y SOC 2 Tipo II. Los registros de auditoría brindan a los usuarios pruebas de quién abrió, vio y firmó documentos, y cuándo los firmaron. (Consulte la información de seguridad y cumplimiento de PandaDoc ).
La compañía ofrece una prueba gratuita de 14 días, con un precio que comienza en $19 por usuario por mes (con acuerdo anual), con $49 por usuario por mes para el nivel Business. Las opciones empresariales están disponibles a través del equipo de ventas de PandaDoc. También está disponible un plan de firma electrónica gratuito para los clientes que solo desean que los documentos se firmen con firmas electrónicas legalmente vinculantes, sin características adicionales.
firmar ahora
Como parte de airSlate Business Cloud de su empresa matriz, signNow incluye flujos de trabajo de firma electrónica que permiten a los clientes firmar y enviar documentos para firmar, generar acuerdos, negociar contratos, aceptar pagos y automatizar procesos comerciales.
El software de firma electrónica permite a los usuarios configurar e implementar firmas electrónicas legalmente vinculantes para documentos, contratos y formularios web. El proceso se puede automatizar a través de más de 100 bots sin código, se pueden asignar roles a diferentes empleados y se pueden agregar notificaciones. SignNow se integra con varios CRM, servicios de almacenamiento en la nube y aplicaciones de productividad.
El sistema también ofrece formularios web para dispositivos móviles, automatización de procesos robóticos, negociación y gestión de contratos, automatización de flujos de trabajo, edición de PDF y aceptación de pagos. (Consulte la información de seguridad y cumplimiento de signNow ).
Con una suscripción anual, el precio comienza en $8 por usuario por mes para el plan empresarial básico. Los planes premium comienzan en $15 por usuario por mes y los planes empresariales están disponibles por $30 por usuario por mes. Con un mínimo de cinco usuarios, el acceso a la nube de airSlate Business cuesta $50 por usuario al mes.