El control de asistencia es un conjunto de acciones e iniciativas estratégicas que las empresas toman para hacer frente a las ausencias no notificadas, los permisos y la asistencia irregular de los empleados. El objetivo del plan de gestión de la asistencia es garantizar que los empleados sean constantes en su asistencia y que el tiempo que pasan en el trabajo sea productivo. Un programa de control de asistencia incluye los siguientes componentes:
Política de asistencia: una política de asistencia claramente escrita e implementada que describe todas las reglas y regulaciones que los empleados deben seguir con respecto a su asistencia al trabajo.
Monitoreo de asistencia: un sistema para rastrear, monitorear e informar el patrón de asistencia de los empleados.
Programa de gestión del ausentismo: un programa estratégico de gestión del ausentismo para abordar las ausencias tanto inevitables como evitables.
Sistema de compensación: Sistema de compensación para premiar a los empleados que vienen regularmente. Los empleados que son conscientes de los beneficios de los que pueden beneficiarse si acuden regularmente a trabajar, solicitan menos permisos. Por ejemplo, si existe una política para cobrar las licencias no aprovechadas, los empleados se abstendrán de tomar licencias evitables.
Tabla de contenidos
Desafíos que enfrentan los empleadores en el control de asistencia:
Pérdidas de productividad por ausentismo: La asistencia irregular, las licencias prolongadas y el ausentismo frecuente hacen que las empresas pierdan mucho en la finalización de los proyectos. La calidad del trabajo se deteriora, el trabajo en equipo sufre y la productividad disminuye debido a la baja asistencia.
Prácticas poco éticas: Las prácticas poco éticas, como la asistencia de un representante y la marcación de amigos, son problemas perennes para el departamento de recursos humanos.
No se puede acceder a la información en tiempo real: la incapacidad de procesar la información en tiempo real y obtener informes y análisis detallados es un gran desafío al que se enfrentan los empleadores, especialmente si cuentan con un sistema de gestión de asistencia tradicional.
Responsabilizar a los empleados: sin una gestión eficiente de la asistencia, las empresas no pueden elaborar un protocolo estándar para responsabilizar a los empleados por las pérdidas de trabajo, las libertades indebidas con el tiempo, la mala asistencia y la irregularidad.
Errores humanos: las tarjetas perforadas, las hojas de Excel, las hojas de asistencia en lápiz y en papel conllevan el riesgo de errores humanos. Los errores en las hojas de asistencia pueden costar muy caro a las empresas. El seguimiento manual de los errores conduce a un mayor desperdicio de horas de los empleados.
Cumplir con el cumplimiento y evitar problemas laborales: a los empleadores les resulta difícil registrar la asistencia precisa para cumplir con las necesidades reglamentarias y los estándares laborales. El registro de asistencia inexacto y propenso a errores causa problemas de litigio.
TimeTrex
TimeTrex es un software de gestión de asistencia gratuito y de código abierto para un seguimiento eficiente de la asistencia. Viene con cuatro versiones: Community, Professional, Corporate y Enterprise. La versión comunitaria es una edición gratuita y de código abierto apoyada y mantenida por voluntarios de más de 50 países. Es accesible 365 días/24/7. Para obtener más características y funciones, puede actualizar a otros planes.
Características clave:
- Realice un seguimiento y controle la asistencia de los empleados en tiempo real con un software basado en reglas
- Realice un seguimiento del tiempo y la asistencia a través de múltiples medios PC, aplicación móvil o biometría y dispositivo de reconocimiento facial
- Permite a los gerentes monitorear el tiempo y la asistencia de los empleados de forma remota
- Realiza un seguimiento automático de las vacaciones, los días de enfermedad, etc. de los empleados.
- Los empleados pueden acceder a sus horarios desde todos los dispositivos y múltiples navegadores.
- Asistencia y nómina integrada
- Opciones de control administrativo para la gestión
PHP Payroll
PHP Payroll es un software de control de asistencia gratuito y de código abierto. Tiene funciones para descartar fallas en el seguimiento de la asistencia. Su patrón flexible minimiza la entrada de datos y elimina errores en el sistema de gestión de asistencia. Es un software integrado de gestión de tiempo y asistencia que permite una programación más precisa y puntual del flujo de trabajo de los empleados.
Características clave:
- Accesible en cualquier momento, desde cualquier lugar en múltiples dispositivos
- Cobertura óptima durante todo el día.
- Puede manejar fácilmente los registros de asistencia, incluso con múltiples turnos y otros elementos adicionales, como el tiempo de gracia, el tiempo de descanso y los días libres.
- Diseñado para la gestión centralizada de asistencia
- Rastree y administre la asistencia a los eventos
- Capaz de gestionar toda la fuerza de trabajo.
- Permita que el personal vea el cronograma y cree listas de tareas
- Administre registros de tiempo libre pagado, múltiples turnos y permisos
Open HRMS
Open HRMS es un software de control de asistencia de código abierto que prevé crear una fuerza laboral más feliz tanto para pequeñas como para grandes empresas al optimizar sus actividades de gestión de asistencia. Proporciona información importante sobre la asistencia y ayuda a realizar un seguimiento del desempeño de los empleados . OpenHRMS proporciona informes detallados que ayudan a los empleadores a impulsar una mayor eficiencia en el porcentaje de asistencia y el compromiso de los empleados .
Características clave:
- Procesamiento de asistencia en tiempo real
- Integración con hardware biométrico
- Integrado con el sistema de gestión de nóminas y permisos
- Múltiples fuentes para capturar la asistencia de los empleados, como datos biométricos, portal de inicio de sesión, tarjeta magnética, etc.
- Configure varias licencias, como licencia casual, licencia compensatoria, licencia por enfermedad, licencia no paga, etc.
- Solicitud y aprobación automática de vacaciones
MyAT
MyAT o My Attendance Tracker es una aplicación de control de asistencia creada para maestros, empleados, estudiantes y escuelas. Es muy simple ya que está desarrollado y dedicado a mantener la comunicación de una clase, grupo, evento y reunión. Está diseñado especialmente para exportar e importar el informe de asistencia general de un salón de clases de cualquier nivel y compartirlo entre maestros y padres.
Características clave:
- Más rápido y confiable de usar que los sistemas de asistencia basados en lápiz y papel o las hojas de cálculo
- Seguimiento de múltiples clases y un número ilimitado de estudiantes
- Funciones integradas de informes
- Comparta los datos a través de Excel y PDF
- Personaliza tu seguimiento y añade categorías
- Simple y fácil de rastrear, ver y crear informes
Timeforge
TimeForge es un software de control de asistencia de las soluciones de gestión de capital humano de Truno. Se utiliza para el seguimiento de asistencia, solicitudes de vacaciones, programación, nómina y más. Proporciona a los empleadores vistas en tiempo real de los costos laborales. Elimina el seguimiento en papel para ahorrar costos, aumentar la eficiencia y reducir los errores. TimeForge es gratis hasta 25 empleados.
Características clave:
- Los empleados tienen múltiples modos para fichar entrada/salida.
- Los gerentes pueden establecer períodos de gracia.
- Programar descansos del personal
- Garantizar el cumplimiento de los requisitos laborales locales
- Establezca horas extras y reglas de pago personalizadas para el estado o la región
- Las horas de trabajo se pueden exportar a un programa de nómina.